Huishoudelijk reglement
OC De Kerkewegel
| Artikel 1 | De VZW “De Kerkewegel” (hierna genoemd als de verhuurder) verhuurt een polyvalente zaal en een vergaderzaal. De accommodatie is gelegen in de Ruiterstraat 5 te Uitkerke. |
| Artikel 2 | De verhuurder stelt zijn zalen ter beschikking aan socio-culturele verenigingen, organisaties en privépersonen (hierna genoemd als de huurder). Het gebruik van deze ruimtes wordt niet toegelaten voor:
In dergelijke gevallen en bij het niet naleven van dit huishoudelijk reglement kan de verhuurder de overeenkomst ten allen tijde verbreken zonder enige schadeloosstelling. |
| Artikel 3 | Wie een zaal aanvraagt moet dit doen in de hoedanigheid van of namens de organisator. Deze laatste mag de ter beschikking gestelde ruimte niet laten gebruiken door derden. Indien zou blijken dat de gegevens, die door de aanvrager werden verstrekt, onvolledig en/of niet juist waren, waardoor ten onrechte een geringere gebruiksvergoeding werd aangerekend, zal een sanctie toegepast worden. |
| Artikel 4 | Het gebruik van één van de zalen is enkel mogelijk na reservatie via het formulier op de website. De aanvrager treedt op in naam van zijn persoon of van zijn vereniging en draagt de verantwoordelijkheid voor het naleven van het huishoudelijk reglement. |
| Artikel 5 | De huur en de waarborg moeten binnen de 10 dagen na ontvangst van de bevestigingsmail overgeschreven worden op rekening BE71 7310 0546 0869. De reservatie is pas definitief na betaling. |
| Artikel 6 | In functie van de praktische organisatie en de registratie bewaart de verhuurder de identiteitsgegevens van zijn aanvragers. Deze worden behandeld volgens de bepalingen van de privacy wetgeving. Deze kan geraadpleegd worden op de website van onze VZW. |
| Artikel 7 | De leden van de Raad van Bestuur en de gemachtigde hebben steeds vrije toegang tot de lokalen tijdens de gebruiksperiode. |
| Artikel 8 | De zaal is voorzien van een begrensde geluidsinstallatie. Externe geluidsbronnen zoals een discobar MOETEN inpluggen op de installatie van de zaal en zo door de versterker en de boxen van de zaal spelen. Het is ten strengste verboden om gebruik te maken van eigen muziekboxen. Fuiven zijn niet toegelaten. Voor de zaal gelden de gemeentelijke voorschriften inzake sluitingsuur en nachtlawaai. De huurder is verantwoordelijk voor alle overtredingen van gemeentelijke, provinciale of nationale reglementen of wetgevingen. Meer bepaald gelden voor activiteiten, waarbij muziek geproduceerd wordt, de volgende wettelijke geluidsnormen: De LAeq,15min 85 dB(A), gemeten met de trage geluidskarakteristiek, op elke plaats waar het publiek zich kan bevinden, mag niet overschreden worden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als LAmax, slow 92 dB(A) niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan. De muziekactiviteit moet zo ingericht zijn dat de LAeq,1s,max gemeten in de buurt: 1° niet hoger is dan 5 dB(A) boven de LA95,5min, indien deze lager is dan 30 dB(A) 2° niet hoger is dan 35 dB(A) indien de LA95,5min ligt tussen de 30 en 35 dB(A) 3° niet hoger is dan de LA95,5min indien die hoger is dan 35 dB(A) LA95,5min wordt gemeten bij uitschakeling van alle muziekbronnen. Normaal gebruik van de muziekinstallatie die in de zaal aanwezig is, valt binnen de vermelde geluidsnormen. Bij overtreding van artikel 8 kan de Raad van Bestuur de activiteit laten stilleggen. |
| Artikel 9 | Verplichtingen voor Sabam of de “Billijke Vergoeding” moeten door de huurder zelf nagekomen worden. |
| Artikel 10 | De verhuurder kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen die zich voordoen tijdens activiteiten in lokalen waarvan het gebruik werd toegestaan aan de huurder. |
| Artikel 11 | De verhuurder heeft een brandpolis onderschreven waarin wordt vermeld dat hij afstand doet van verhaal t.o.v. alle mogelijke gebruikers. De voorschriften i.v.m. brandveiligheid moeten door de huurder strikt nageleefd worden. Een open vlam of vuur in de gebouwen is verboden. In het hele gebouw geldt een strikt rookverbod. De verhuurder houdt zich het recht voor om in geval van overtreding sancties te treffen en de waarborg in te houden. |
| Artikel 12 | De lokalen worden ter beschikking gesteld in de staat waarin ze zich bevinden en voorzien van meubilering en uitrusting. Het plaatsen van een feesttent in de tuin is verboden. Springkastelen dienen verankerd te worden. |
| Artikel 13 | Beschadigingen die door de gebruiker worden vastgesteld vooraleer de activiteit plaats heeft worden onverwijld gemeld, anders zal de beschadiging ten laste van de gebruiker vallen. |
| Artikel 14 | De huurder dient alle veroorzaakte schade onmiddellijk te melden en integraal te vergoeden. Hij is verantwoordelijk voor eventuele beschadigingen aan de zalen, de uitrusting en het meubilair. Herstellingen geschieden in opdracht van de verhuurder. De organisator of derden die verantwoordelijk zijn voor de beschadiging, zullen de kosten hiervan vergoeden op eenvoudige voorlegging van de staat der uitgevoerde werken. |
| Artikel 15 | Het is verboden in de lokalen enige wijziging te brengen aan de bekleding, het meubilair, lichtarmaturen e.d.m., noch vaste toestellen op te nemen of los te maken. Bij het bevestigen van affiches e.a. mag er geen beschadiging aangebracht worden aan de muren of ondergrond. In de grote zaal is een zijn er twee stroken daartoe beschikbaar.Het is tevens streng verboden wijzigingen aan te brengen aan leidingen van elektriciteit of andere nutsvoorzieningen. In geval van defect dient de zaalverantwoordelijke verwittigd te worden. |
| Artikel 16 | De huurder neemt ook de nodige schikkingen om de lokalen in goede orde te gebruiken en te verlaten. Hij moet instaan voor:
Indien hier geen gevolg wordt aan gegeven wordt de waarborg ingehouden. |
| Artikel 17 | De poetsdienst staat in voor het dweilen van de zaal, bar, keuken, berging, vestiaire, inkom en toiletten. Ze staat tevens in voor het reinigen van de toiletten en het terugplaatsen van tafels en stoelen. Buitengewone schoonmaak kan aangerekend worden aan € 25/uur. |
| Artikel 18 | De sleutels worden steeds teruggebracht de dag volgend op deze van de activiteit tenzij er anders werd afgesproken met de zaalverantwoordelijke. |
| Artikel 19 | Het basistarief wordt vastgesteld in een afzonderlijk besluit van de Raad van Bestuur en wordt jaarlijks in januari geïndexeerd gebaseerd op de gezondheidsindex: (Huurprijs x gezondheidsindex december afgelopen jaar) / Gezondheidsindex november 2009 Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar de hogere euro. |
| Artikel 20 | Bij annulering van de verhuring zal een vergoeding aangerekend worden.De huurder betaalt een gedeelte van de huurprijs:
Na ontvangst van de schriftelijke annulering krijgt de huurder een bevestiging. Alleen na ontvangst van deze bevestiging is de annulering geldig. |
| Artikel 21 | De retributie of huurvergoeding is verschuldigd door de persoon of de vereniging die de toelating tot gebruik bekomt. |
| Artikel 22 | Door het feit van aanvraag verklaart de huurder zich akkoord met de bepalingen van het huishoudelijk reglement. De verhuurder waakt erover dat de maatregelen en afspraken nageleefd worden. |
| Artikel 23 | In geval van ernstige overtreding van het huishoudelijk reglement stelt de zaalverantwoordelijke de Raad van Bestuur van De Kerkewegel vzw op de hoogte en kan de verhuurder de overeenkomst verbreken zonder enige schadeloosstelling. |
| Artikel 24 | De huurder brengt zelf lege vuilniszakken, schotelvodden en keukenhanddoeken mee. |
| Artikel 25 | Het gebruik van de beamer in de grote zaal moet men vooraf aanvragen. Voor de huur wordt een vergoeding aangerekend van € 25. |
| Artikel 26 | Het huishoudelijk reglement werd vastgesteld door de Algemene Vergadering in zitting van 20/04/2010 en treedt in werking op 01/05/2010. Gewijzigd door de Algemene Vergadering op datum van 23/02/2016 en 18/09/2018. |